Regeln

Eine Regel ordnet zu, was du sonst jede Woche von Hand sortierst.

Du legst fest, woran Portora eine Buchung erkennt, zum Beispiel am Zahlungspartner oder am Verwendungszweck, und welche Kategorie sie bekommt. Jede Regel steht sichtbar in deiner Liste und lässt sich ändern, pausieren oder zurücknehmen.

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So ist eine Regel gebaut

Eine Regel sagt, woran eine Buchung erkannt wird und was dann passiert.

Du findest die Regeln unter „Kategorien & Regeln“ im Reiter „Regelwerk“. Eine neue Regel legst du in einem Seitenfenster an.

1. Bedingungen

Woran die Buchung erkannt wird.

Eine Bedingung prüft ein Feld der Buchung, etwa Zahlungspartner, Verwendungszweck, Betrag, Richtung, Konto, Buchungsdatum oder die Bankreferenz. Mehrere Bedingungen verbindest du mit UND oder ODER, und jede lässt sich umkehren.

2. Aktion

Was mit der Buchung passiert.

Meist setzt eine Regel eine Kategorie. Sie kann aber auch eine Kategorie je Position setzen, eine Notiz schreiben, eine Buchung fest aufteilen oder dich benachrichtigen, auch mehreres davon in einer Regel.

3. Reihenfolge

Die erste passende Regel gewinnt.

Die Reihenfolge der Liste ist die Priorität. Wollen zwei Regeln dasselbe Feld einer Buchung setzen, gewinnt die obere. Du ziehst Regeln an ihren Platz.

In der Detailansicht einer Buchung siehst du, ob ihre Kategorie von einer Regel stammt, automatisch erkannt oder bestätigt ist.

Regel-Editor in Portora neben der Regelliste, mit zwei ODER-verknüpften Bedingungen, Zahlungspartner ist REWE und Verwendungszweck enthält EDEKA, und der Aktion Kategorie setzen auf Lebensmittel.

Wenn

Die Bedingungen, verbunden mit UND oder ODER.

Dann

Die Aktion, meist eine Kategorie.

Deine Regeln

Links die Liste. Ihre Reihenfolge ist die Priorität.

Was schon da ist

Eine neue Regel greift bei neuen Buchungen. Für den Bestand gibt es Läufe.

Wer zuerst importiert und dann eine Regel anlegt, sieht sonst keine Wirkung. Ein Lauf wendet deine Regeln auf Buchungen an, die schon im Cockpit stehen.

Vorschau

Erst sehen, was sich ändern würde.

Vor jedem Lauf ist eine Vorschau nötig. Du filterst nach Regeln, Konten und Zeitraum und siehst, welche Buchungen betroffen wären.

Grundeinstellung

Nur Buchungen ohne Kategorie.

Ein Lauf ändert zunächst nur Buchungen, die noch keine Kategorie haben. Was du bewusst eingeordnet hast, bleibt, wie es ist.

Geschützt

Was du selbst gesetzt hast, bleibt.

Kategorien, die du selbst gesetzt oder bestätigt hast, fasst kein Lauf an. Das gilt für jede Regel und jeden Zeitraum.

Zurücknehmen

Ein fertiger Lauf lässt sich einmal zurücknehmen.

Gefällt dir das Ergebnis nicht, nimmst du den ganzen Lauf zurück. Er läuft im Hintergrund, und es läuft immer nur einer zur Zeit.

Gruppen

Wenn eine Bedingung nicht reicht.

Eine Regel soll genau das treffen, was sie meint, und nichts daneben.

„Zahlungspartner ist REWE“ ist eine gute Regel für Lebensmittel. Kaufst du bei derselben Kette aber auch Geschenkkarten, landen die mit in den Lebensmitteln. Mit einer zweiten Bedingung wird die Regel genauer, etwa „und Verwendungszweck enthält nicht Gutschein“.

Bedingungen fasst du in Gruppen zusammen. Innerhalb einer Gruppe entscheidest du, ob alle Bedingungen zutreffen müssen oder eine genügt, und jede Bedingung lässt sich umkehren. So wird aus „REWE oder EDEKA oder Aldi“ eine Regel statt drei.

Mehr als eine Kategorie

Was eine Regel außer einer Kategorie noch kann.

Für alle, die tiefer einsteigen wollen. Es gibt fünf Arten von Aktionen. Eine Regel kann mehrere davon tragen, je Feld der Buchung eine.

Kategorie je Position

Ein Einkauf, mehrere Kategorien.

Ist eine Buchung in Positionen aufgeteilt, setzt die Regel die Kategorie für die passende Position statt für die ganze Buchung.

Notiz und Aufteilung

Eine Notiz schreiben oder fest aufteilen.

Eine Regel setzt oder ergänzt eine Notiz, oder sie teilt eine Buchung nach einer festen Aufteilung, die du in der Regel hinterlegst, in Positionen auf.

Benachrichtigen

Bescheid bekommen, wenn eine Regel trifft.

Zusätzlich oder statt einer Änderung schickt die Regel dir einen Hinweis ins Cockpit, zum Beispiel bei einer bestimmten Abbuchung.

Geltungsbereich und Schluss

Nur für bestimmte Konten, und danach keine weitere Regel.

Du beschränkst eine Regel auf einzelne Konten. Als finale Regel sorgt sie dafür, dass danach keine weitere Regel dasselbe Feld setzt.

Wie viel von selbst

Du bestimmst, wie viel Portora ohne Rückfrage zuordnet.

Neben deinen eigenen Regeln gibt es einen mitgelieferten Katalog und Vorschläge. Beides steuerst du selbst, und in den Details jeder Buchung siehst du, was gesetzt wurde.

Katalog

Bekannte Anbieter mit einer sinnvollen Kategorie.

Portora bringt Regeln für bekannte Anbieter mit. Sie lassen sich nicht ändern, aber abschalten, und deine eigenen Regeln gewinnen immer. In den Einstellungen wählst du, ob der Katalog nur vorschlägt, zurückhaltend oder automatisch zuordnet.

Vorschläge

Eine Regel, wenn sich beim Buchen etwas wiederholt.

Ordnest du dreimal denselben Zahlungspartner derselben Kategorie zu, schlägt Portora dir unter „Vorschläge“ eine Regel vor. Sie wirkt erst, wenn du sie übernimmst. Aus Buchungen, die schon erfasst sind, lernt Portora nachträglich nichts.

Prüfen

Gesetzte Kategorien bestätigen.

Unter „Prüfen“ stehen Kategorien, die Portora gesetzt und die du noch nicht bestätigt hast. Bestätigen schützt sie dauerhaft, auch vor späteren Läufen.

Pause

Alles anhalten mit einem Schalter.

In den Einstellungen pausierst du die automatische Kategorisierung, dann setzt auch keine eigene Regel mehr etwas. Daneben steht der Regler, ab welcher Sicherheit Portora Zahlungspartner selbst zuordnet.

Regelwerk in Portora mit eigenen Regeln in der Reihenfolge ihrer Priorität.

Ehrlich gesagt

Was Regeln nicht machen.

Damit du vorher weißt, woran du bist.

Keine Zahlungspartner und keine Überträge. Eine Regel reagiert auf einen Zahlungspartner, setzt ihn aber nicht. Überträge verknüpfst du unter Überträge.
Umbuchungen bleiben außen vor.Umbuchungen und Saldoanpassungen tragen eine feste Systemkategorie, die keine Regel ändert. Regeln sehen nur Einnahmen und Ausgaben.
Nicht in fremden Konten.Regeln gelten für deine eigenen Konten. In einem Konto, das dir jemand freigegeben hat, gelten die Regeln dieser Person.
Nicht sofort.Läufe und das Bestätigen vieler Kategorien arbeiten im Hintergrund. Bei vielen Buchungen dauert das einen Moment.

Typische Fragen

Diese Fragen kommen bei Regeln oft.

Meist geht es darum, was mit dem Bestand passiert und was von deinen eigenen Entscheidungen geschützt bleibt.

Greift eine neue Regel auch bei Buchungen, die schon da sind?

Nicht von selbst. Eine neue Regel wirkt auf neue Buchungen. Für den Bestand startest du einen Lauf, vorher zeigt dir eine Pflicht-Vorschau, was sich ändern würde.

Überschreibt eine Regel Kategorien, die ich selbst gesetzt habe?

Nein. Von Hand gesetzte und bestätigte Kategorien sind geschützt, auch vor rückwirkenden Läufen. Ein Lauf ändert in der Grundeinstellung nur Buchungen, die noch keine Kategorie haben.

Ist das eine KI?

Nein. Jede Regel steht sichtbar in deiner Liste und tut genau das, was ihre Bedingungen sagen. Wiederholt sich beim Buchen dasselbe Muster, etwa dreimal derselbe Zahlungspartner mit derselben Kategorie, schlägt Portora eine Regel vor. Sie wirkt erst, wenn du sie übernimmst.

Was passiert mit den Kategorien, wenn ich eine Regel lösche?

Beim Löschen entscheidest du, ob die Kategorien, die die Regel gesetzt hat, bleiben oder zurückgenommen werden.

Kann ich die automatische Kategorisierung ganz anhalten?

Ja. In den Einstellungen pausierst du sie mit einem Schalter, dann setzt auch keine deiner eigenen Regeln mehr eine Kategorie. Läufe, die du ausdrücklich gestartet hast, laufen weiter.

Von hier aus weiter

Von hier aus gehst du in die Bereiche, mit denen Regeln arbeiten.

Regeln brauchen Kategorien, die zu dir passen, und Zahlungspartner, die sauber zugeordnet sind.

Kategorien

Wenn die Kategorien noch nicht zu deinem Alltag passen

Dann passt du sie zuerst an. Regeln und Kategorien liegen im selben Bereich.

Mehr zur Kategorien-Verwaltung

Zahlungspartner

Wenn derselbe Laden noch unter mehreren Namen steht

Dann räumst du die Zahlungspartner auf. Eine Regel auf einen sauberen Zahlungspartner trifft zuverlässiger.

Mehr zu Zahlungspartnern

Import

Wenn viele Buchungen auf einmal kommen

Dann greifen deine Regeln schon beim Import, bevor die Buchungen entstehen.

Mehr zum Import

Registrierung

Leg dein erstes Konto an und lass Regeln die Sortierarbeit machen.

Die Registrierung führt dich durch dein erstes Konto. Danach legst du Regeln an, die du jederzeit lesen, ändern und anhalten kannst.

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