Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Portora

Gregor Koletzki
GK-ITSolutions
Harksheider Weg 60H
25451 Quickborn
Deutschland
Telefon: 01520 40 73 253
E-Mail: info@portora.de

Der Verantwortliche entscheidet allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Webanwendung Portora.

• Bestandsdaten (z. B. E-Mail-Adresse)
• Zugangsdaten (verschlüsselte Passwörter, Authentifizierungsinformationen)
• Nutzungsdaten (Zeitpunkte von Zugriffen, technische Metadaten)
• Inhaltsdaten (vom Nutzer eingegebene oder importierte Finanzdaten wie Konten, Transaktionen, Kategorien und Notizen)
• Dokumentdaten (vom Nutzer hochgeladene Belege, Rechnungen und sonstige Dokumente als Bild- oder PDF-Datei samt Dateiname, Dateityp, Dateigröße und Zuordnung zu Buchungen)
• Server-Log-Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffszeitpunkt)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Bereitstellung der Webanwendung, zur Durchführung des Nutzungsvertrags sowie zur Sicherstellung der technischen Stabilität.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. für Webanalyse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, soweit einschlägig)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Systemstabilität)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sämtliche Daten werden ausschließlich für die beschriebenen Zwecke verarbeitet.

Zur Nutzung der Webanwendung ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Hierbei wird mindestens eine E-Mail-Adresse verarbeitet. Passwörter werden ausschließlich in gehashter Form gespeichert und sind für den Betreiber nicht einsehbar.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Authentifizierung erfolgt über eine selbst gehostete Identitäts- und Zugriffsverwaltung (Keycloak). Im Rahmen des Login-Prozesses werden technische Authentifizierungsdaten verarbeitet. Dabei werden technisch notwendige Session-Cookies gesetzt (z. B. AUTH_SESSION_ID, KEYCLOAK_SESSION), die nach Ende der Sitzung gelöscht werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Nutzer können innerhalb von Portora eigenständig Finanzdaten erfassen, verwalten und auswerten. Dazu gehören insbesondere:

• Kontobezeichnungen, Eröffnungssalden und Überziehungseinstellungen
• Transaktionen (Ausgaben, Einnahmen, Umbuchungen und Saldokorrekturen) mit Betrag, Datum, Kategorie und optionalen Notizen
• Aufteilungen einzelner Transaktionen in Einzelpositionen
• Regeln, nach denen Buchungen automatisch einer Kategorie zugeordnet werden
• Dashboard-Auswertungen und Kontenübersichten
• hochgeladene Belege und sonstige Dokumente (siehe Abschnitt 7)

Die Erfassung erfolgt manuell durch den Nutzer oder durch den Import von Dateien, die der Nutzer selbst hochlädt (z. B. Umsatzdateien seiner Bank). Eine automatische Synchronisierung mit Bankkonten oder externen Diensten findet nicht statt.

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionalität der Anwendung verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

Tritt in der Anwendung ein Fehler auf, können Sie ihn über die Schaltfläche zum Melden an uns übermitteln. Der Fehlerbericht enthält technische Angaben zur gescheiterten Anfrage (Art der Anfrage, aufgerufene Adresse und die dabei gesendeten Daten, etwa die Angaben einer Buchung), die Fehlermeldung sowie technische Kennungen der Sitzung, und er wird Ihrem Benutzerkonto zugeordnet. Der Bericht wird gespeichert und zusätzlich per E-Mail an das Postfach des Verantwortlichen weitergeleitet. Wir verwenden ihn ausschließlich zur Analyse und Behebung des Fehlers; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Anwendung). Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht, bei einer Kontolöschung bereits mit dieser; die weitergeleitete E-Mail wird ebenfalls spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

Sie können in Portora Belege, Rechnungen und andere Dokumente als Foto, Scan oder PDF-Datei ablegen und optional mit einer Buchung verknüpfen. Das Hochladen ist freiwillig.

• Gespeichert werden die Datei selbst, bei Bildern zusätzlich ein verkleinertes Vorschaubild, sowie Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Zeitpunkt des Hochladens und eine eventuelle Verknüpfung mit einer Buchung.
• Die Dateien liegen in einem verschlüsselten Objektspeicher der Hetzner Online GmbH mit Serverstandort Deutschland.
• Der Inhalt der Dokumente wird nicht automatisiert ausgelesen oder ausgewertet und nicht an Dritte übermittelt.
• Ein Abruf ist nur angemeldet über die Anwendung möglich. Jeder Abruf wird neu auf seine Berechtigung geprüft; öffentlich erreichbare Links auf Dokumente gibt es nicht.
• Ein Dokument gehört der Person, die es hochgeladen hat. Nur sie kann es löschen oder als privat markieren.
• Ist ein Dokument mit einer Buchung in einem geteilten Konto verknüpft, können die Mitglieder dieses Kontos es sehen, solange es nicht als privat markiert ist. Der Eigentümer des Kontos kann die Verknüpfung lösen, das Dokument selbst aber nicht löschen.
• Sie können ein Dokument jederzeit löschen. Die Datei wird dabei aus dem Speicher entfernt.

Bitte beachten Sie, dass Dokumente wie Apothekenquittungen oder Arztrechnungen Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen können (besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO). Welche Dokumente Sie ablegen, entscheiden Sie selbst; Sie können solche Dokumente jederzeit löschen oder als privat markieren.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Portora ermöglicht es, einzelne Konten freiwillig mit anderen registrierten Nutzern zu teilen. Standardmäßig sind alle Konten privat. Eine Freigabe ist eine aktive, je Konto einzeln erteilte Einwilligung und kann jederzeit widerrufen werden.

• Eine Freigabe erfolgt je Konto und entweder als reiner Lesezugriff (Ansicht) oder mit Bearbeitungsrecht. Sichtbar werden ausschließlich die freigegebenen Konten, nicht das gesamte Profil.
• Die Freigabe erfolgt per Einladung an die E-Mail-Adresse des anderen Nutzers. Der Zugriff entsteht erst, nachdem die eingeladene Person die Einladung ausdrücklich angenommen hat (Einwilligung).
• Bei geteilten Konten wird zu jeder Buchung gespeichert und angezeigt, welcher Nutzer sie angelegt hat. Dies dient der Transparenz bei gemeinsamer Nutzung; die Buchung selbst gehört weiterhin dem Eigentümer des Kontos.
• Dokumente, die mit Buchungen eines geteilten Kontos verknüpft sind, sind für die Mitglieder sichtbar, sofern sie nicht als privat markiert sind (siehe Abschnitt 7).
• Ein Mitglied kann ein geteiltes Konto nur dann exportieren, wenn der Eigentümer dies ausdrücklich erlaubt hat. Über einen solchen Export wird der Eigentümer benachrichtigt.
• Wird eine Freigabe entzogen oder verlässt ein Mitglied einen geteilten Bereich (oder wird daraus entfernt), erlischt der Zugriff sofort.
• Benachrichtigungen zum Teilen erfolgen innerhalb der Anwendung und lassen sich je Benachrichtigungstyp abschalten.

Beim Teilen werden personenbezogene Daten zwischen verschiedenen Nutzern zugänglich gemacht. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie die Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit löschen lassen. Die Löschung ist als Prozess mit einer Reue-Frist ausgestaltet, der Sie vor einer versehentlichen oder unbefugten Löschung schützt und zugleich Ihr Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO umsetzt.

• Auslösung: Sie können die Löschung selbst in den Einstellungen der Anwendung (Cockpit) anstoßen. Alternativ können Sie die Löschung beim Verantwortlichen anfragen; in diesem Fall wird sie über den internen Administrationszugang ausgelöst.
• Sofortige Sperre des Zugriffs: Mit der Anforderung wird der Zugriff auf Ihre Daten sofort gesperrt. Die Anmeldung bleibt möglich, damit Sie die Löschung innerhalb der Frist selbst zurücknehmen können; nach der Anmeldung sehen Sie ausschließlich den Hinweis auf die geplante Löschung und die Schaltfläche zur Rücknahme. Bestehende Freigaben geteilter Konten werden sofort stillgelegt, sodass andere Nutzer keinen Zugriff mehr haben.
• Reue-Frist von 30 Tagen: Innerhalb dieser Frist können Sie die Löschung rückgängig machen (Reaktivierung). Danach wird das Konto automatisch und endgültig gelöscht.
• Endgültige Löschung: Nach Ablauf der Frist werden alle Ihnen zugeordneten personenbezogenen Daten dauerhaft entfernt (Konten, Transaktionen, hochgeladene Dokumente und Importdateien, Profil- und Anwendungseinstellungen). Verweise auf Sie in den Daten anderer Nutzer, etwa bei zuvor geteilten Konten, werden anonymisiert. Die technische Löschung in der Datenbank erfolgt im wöchentlichen Bereinigungslauf, spätestens sieben Tage nach Ablauf der Frist; je gelöschtem Datensatz bleibt nur ein technischer Löschvermerk ohne Inhalt zurück.
• Bestätigung: Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail bei der Anforderung der Löschung sowie nach deren endgültigem Abschluss.
• Nachweis: Über die erfolgte Löschung wird ein pseudonymer Nachweis ohne Personenbezug geführt (Datum und ein nicht rückführbarer Kennwert). Er dient ausschließlich der Erfüllung der Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO und enthält selbst keine personenbezogenen Daten.

Vor einer Löschung können Sie Ihre Daten einschließlich Ihrer hochgeladenen Dokumente über die Exportfunktion herunterladen (Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO). Aus technischen Sicherungskopien (Backups) werden die Daten nach Ablauf des regulären Aufbewahrungszyklus entfernt; eine Wiederherstellung für andere Zwecke findet nicht statt.

Die Anwendung wird auf einem virtuellen Server der Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, innerhalb der Europäischen Union betrieben. Beim Zugriff auf die Website werden automatisch Server-Log-Dateien erhoben.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Die Erfassung erfolgt zur Gewährleistung der technischen Sicherheit und Stabilität gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Log-Daten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Zur Sicherstellung der Datenintegrität werden regelmäßige Backups erstellt. Diese werden verschlüsselt auf gesicherten Servern innerhalb der EU gespeichert.

Backups werden nach einem definierten Aufbewahrungszyklus automatisch gelöscht. Nach Löschung eines Benutzerkontos werden die zugehörigen Daten auch aus den Backups entfernt, sobald der jeweilige Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.

Für den Betrieb von Portora werden folgende externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt:

• Strato AG (Hosting von Anwendung und Datenbanken sowie des Authentifizierungsservers, Serverstandort Deutschland)
• Hetzner Online GmbH (Hosting von Anwendung und Datenbanken sowie verschlüsselter Objektspeicher für hochgeladene Dokumente und Importdateien, Datei-Exporte und Feedback-Anhänge, Serverstandort Deutschland)
• Google Ireland Limited (Webanalyse mittels Google Analytics, nur mit Einwilligung)

Der Versand systembezogener E-Mails erfolgt über einen selbst betriebenen Mailserver; ein gesonderter externer E-Mail-Dienstleister wird hierfür nicht eingesetzt.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck:

• Kontodaten (E-Mail, Profil): Dauer des Nutzungsverhältnisses, Löschung nach Kontolöschung
• Inhaltsdaten (Konten, Transaktionen): Dauer des Nutzungsverhältnisses, Löschung nach Kontolöschung
• Hochgeladene Dokumente und Importdateien: bis zur Löschung durch den Nutzer, spätestens mit der Kontolöschung; eine automatische Löschfrist besteht nicht
• Fehlerberichte: 90 Tage, bei einer Kontolöschung bereits mit dieser
• Server-Log-Daten: 30 Tage
• Backups: nach definiertem Aufbewahrungszyklus, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Fristen
• Analytics-Daten (Google Analytics): gemäß der konfigurierten Aufbewahrungsdauer in GA4

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. nach HGB oder AO), werden die betroffenen Daten für die Dauer der jeweiligen Frist gespeichert und anschließend gelöscht.

Portora richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren werden wissentlich nicht erhoben. Sollte bekannt werden, dass personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren verarbeitet wurden, werden diese unverzüglich gelöscht.

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Bei Portora betrifft dies insbesondere die Verarbeitung von Server-Log-Daten zur Sicherstellung der technischen Stabilität. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden die betroffenen Daten nicht mehr verarbeitet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe vorliegen.

Eine erteilte Einwilligung (z. B. für Google Analytics) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Für den Verantwortlichen mit Sitz in Quickborn, Schleswig-Holstein, ist dies das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Die Datenübertragung zwischen Browser und Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS). Passwörter werden in gehashter Form gespeichert und sind weder für den Betreiber noch für Dritte einsehbar.

Die Authentifizierung wird durch eine selbst gehostete Keycloak-Instanz abgesichert, die innerhalb der EU betrieben wird.

Diese Website verwendet Cookies und lokalen Browser-Speicher (localStorage und sessionStorage). Cookies sind kleine Textdateien, die im Browser gespeichert werden; localStorage und sessionStorage sind Speicherbereiche, die moderne Browser Webseiten zur Verfügung stellen.

• Technisch notwendige Cookies: Session-Cookies der Authentifizierung (Keycloak). Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und werden nach Ende der Sitzung gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
• Technisch notwendiger lokaler Browser-Speicher: Im localStorage wird unter dem Schlüssel portora_analytics_consent Ihre Entscheidung zum Analyse-Cookie gespeichert, damit das Cookie-Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Auf den öffentlichen Rechner-Seiten speichert Portora außerdem unter dem Schlüssel portora:calc:shared im sessionStorage Werte, die Sie in einem Rechner eingegeben und berechnet haben (z. B. monatliche Ausgaben aus dem Haushaltsrechner). So können Sie diese Werte per Klick in einen anderen Rechner wie den Notgroschen-Rechner übernehmen. Die Einträge bleiben auf Ihrem Gerät, werden nach spätestens 24 Stunden verworfen und beim Schließen des Browser-Tabs ohnehin gelöscht. Eine Übertragung an Portora-Server oder Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Oberfläche).
• Analyse-Cookies: Google Analytics setzt Cookies wie _ga (Speicherdauer: 2 Jahre), _ga_* (Speicherdauer: 2 Jahre) und _gid (Speicherdauer: 24 Stunden) zur Nutzungsanalyse. Diese Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
• Eingebettete Videos: Erst wenn Sie ein eingebettetes Video von YouTube abspielen, kann YouTube Cookies oder vergleichbare Speicher in Ihrem Browser setzen und auslesen. Einzelheiten und Rechtsgrundlage stehen in Abschnitt 19.

Die Einwilligung für nicht notwendige Cookies können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über das Cookie-Banner am unteren Bildschirmrand oder über Ihre Browsereinstellungen. Cookies und den lokalen Browser-Speicher können Sie zusätzlich über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten oder löschen.

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um eine Analyse der Benutzung der Website zu ermöglichen. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse (gekürzt)
• Geräteinformationen (Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung)
• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Interaktionen (z. B. Klicks, Scrollverhalten)
• Referrer-URL

Das Analyse-Skript wird erst nach ausdrücklicher Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung erfolgt kein Kontakt zu Google-Servern und es werden keine Analyse-Cookies gesetzt. Die IP-Adresse wird innerhalb der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung gekürzt (IP-Anonymisierung).

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden: über das Cookie-Banner am unteren Bildschirmrand, über die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers oder durch Nutzung des Google Analytics Opt-out Browser Add-ons.

Die durch Google erhobenen Informationen können an Server der Google LLC in den USA übertragen werden. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), dem Google beigetreten ist.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter:

• Google Datenschutzhinweise
• Google Analytics Opt-out Browser Add-on

Auf einigen Seiten von portora.de binden wir Erklärvideos zum Portora-Cockpit ein, die auf YouTube veröffentlicht sind. Anbieter von YouTube ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen dafür den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube (Einbindung über youtube-nocookie.com) und laden das Video erst nach Ihrem Klick (Zwei-Klick-Lösung). Beim Aufruf der Seite zeigt Portora an der Stelle des Videos nur ein Vorschaubild, das vom eigenen Server kommt. Dabei wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut, und es werden keine Daten an Google übertragen.

Erst wenn Sie auf Abspielen klicken, lädt Ihr Browser den Videoplayer von youtube-nocookie.com. Ab diesem Moment erhält YouTube unter anderem Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät (etwa Browsertyp, Betriebssystem und Bildschirmauflösung) sowie die Adresse der Portora-Seite, auf der Sie das Video abspielen. YouTube kann außerdem Cookies oder vergleichbare Speicher (etwa den localStorage) in Ihrem Browser setzen und auslesen. Welche Daten YouTube dabei im Einzelnen verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden, entscheidet Google.

Rechtsgrundlage für das Laden des Videoplayers und die damit verbundene Übermittlung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für das Setzen und Auslesen von Cookies und vergleichbaren Speichern in Ihrem Browser § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie erteilen diese Einwilligung durch den Klick auf Abspielen. Ohne diesen Klick findet keine Übermittlung statt. Die Einwilligung gilt nur für den einzelnen Abruf des jeweiligen Videos. Beim nächsten Aufruf einer Seite sehen Sie wieder nur das Vorschaubild, und Portora speichert Ihre Entscheidung nicht.

Google kann die Daten auch an die Google LLC in den USA übermitteln. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), dem Google beigetreten ist.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Der Link zum YouTube-Kanal von Portora im Fußbereich der Website und der Link „Auf YouTube ansehen“ unter einem Video sind gewöhnliche Links. Beim Aufruf einer Portora-Seite wird durch sie nichts an YouTube übertragen. Erst wenn Sie einen dieser Links anklicken, öffnet sich YouTube, und es gilt die Datenschutzerklärung von Google.