Kontoauszug importieren

Lade deinen Kontoauszug hoch, statt jede Buchung abzutippen.

Du lädst im Online-Banking eine CSV-, XLSX- oder CAMT-Datei herunter und gibst sie Portora. Ein Assistent führt dich in fünf Schritten durch die Datei, und gebucht wird erst, wenn du den Import freigibst.

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So läuft ein Import

Ein Import ist eine Datei, die du selbst hochlädst, und fünf Schritte bis zur Freigabe.

Portora ruft keine Daten bei deiner Bank ab. Du lädst den Kontoauszug im Online-Banking herunter und startest in Portora unter „Daten & Dokumente“ über „Neuer Import“.

1. Datei

Du wählst eine Datei aus deinem Online-Banking.

Portora liest CSV, XLSX und CAMT (XML), mit einem Konto je Datei. Zeichensatz, Trennzeichen und Datenzeilen erkennt Portora selbst und zeigt sie dir an. Für neun Banken beschreibt die Hilfe, wo der Download im Online-Banking liegt.

2. Konto und Vorlage

Du legst fest, auf welches Konto gebucht wird.

Das ist ein Konto, das du schon hast, oder ein neues, das du an dieser Stelle anlegst. Steht eine IBAN in der Datei, übernimmst du sie auf Wunsch. Passt eine gespeicherte Vorlage, wendest du sie gleich an.

Ein neues Konto beginnt zunächst bei null. Beginnt deine Datei mit einem Anfangssaldo, bietet Portora im Schritt „Zuordnen“ an, ihn als Eröffnungssaldo zu übernehmen. Dann passt der Kontostand nach dem Import zu deinem Auszug. Du übernimmst ihn selbst oder lässt das Konto bei null beginnen.

Muss ich das Konto anlegen, bevor ich meine Umsätze importiere?
Das Konto entsteht direkt im Import, mit IBAN und Anfangssaldo aus der Datei. So passt der Kontostand am Ende zu deinem Auszug.
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3. Gelesen

Du prüfst an einer Beispielzeile, was gebucht wird.

Portora zeigt dir an einer Zeile deiner Datei, was daraus gebucht wird: Datum, Ausgabe oder Einnahme, Zahlungspartner und, wenn die Datei eine Saldospalte hat, den Kontostand danach. Passt es, geht es weiter. Wenn nicht, ordnest du unter „Etwas stimmt nicht“ die Spalten neu zu, und Portora markiert dort, was es nur vermutet. Fehlt eine Pflichtangabe, öffnet sich diese Zuordnung von selbst. Bei CAMT-Dateien fällt dieser Schritt weg, weil das Format die Felder selbst benennt.

Was tue ich, wenn der Import meine Datei falsch liest?
Liest Portora eine Datei falsch, richten die Leseoptionen und die Zuordnung der Spalten fast alles. Die häufigste Falle ist die Richtung bei Kreditkarten.
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4. Zuordnen

Du siehst Vorschläge für Zahlungspartner und Kategorien.

Die Vorschläge kommen aus deinem Bestand, aus dem Portora-Katalog oder aus einer deiner Regeln. Was offen bleibt, wird ohne Zuordnung importiert, und du ordnest es später zu.

Kann ich beim Import gleich Kategorien vergeben?
Im Import gibst du jedem Text aus dem Kontoauszug einmal einen Zahlungspartner und eine Kategorie. Ab dem nächsten Monat erledigen sich diese Zeilen von selbst.
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5. Importprüfung

Du gibst den Import frei, wenn alles stimmt.

Vorher siehst du Portoras Prüfungen und jede einzelne Zeile. Erst mit „Import freigeben“ entstehen die Buchungen, im Hintergrund und mit sichtbarem Fortschritt. Das Fenster darfst du dabei schließen.

Bis zur Freigabe wird nichts gebucht, und ein fertiger Import lässt sich zurücknehmen.

Wie importiere ich meine Umsätze in Portora?
Drei Monate Umsätze aus dem Online-Banking kommen als CSV-Datei in fünf Schritten ins Cockpit. Vor dem Buchen zeigt Portora eine Beispielzeile zur Probe, eine Verbindung zur Bank braucht es nicht.
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Importprüfung in Portora mit 38 von 42 Zeilen für das Konto, 4 liegen gebliebenen Dubletten, einem Hinweis auf eine mögliche Dublette und der Zeilentabelle.

Zeilenbilanz

Wie viele Zeilen in dein Konto kommen und wie viele Dubletten liegen bleiben.

Hinweis

Eine Zeile ähnelt einer Buchung, die schon da ist. Du entscheidest, ob sie mitkommt.

Zeilen

Jede Zeile lässt sich vor der Freigabe bearbeiten oder abwählen.

Vor der Freigabe

Portora prüft den Kontoauszug, bevor eine Buchung entsteht.

Ab dem zweiten Import überschneiden sich die Zeiträume fast immer. Die Importprüfung zeigt dir, wo es hakt, und die Entscheidung bleibt bei dir.

Zeitraum

Ein Teil der Datei liegt schon in Portora.

Die Prüfung zeigt, wo sich der neue Kontoauszug mit einem früheren überschneidet. Du wählst, ob nur das Neue oder die ganze Datei gebucht wird.

Salden

Die Salden der Datei müssen aufgehen.

Bringt die Datei eine Saldospalte mit, rechnet Portora den Saldo Zeile für Zeile nach, auch wenn die neueste Buchung oben steht, und vergleicht den Endsaldo. Fehlt eine Buchung, fällt das hier auf und nicht erst Wochen später in deinen Auswertungen. Hat die Datei keinen Endsaldo, trägst du ihn aus deinem Kontoauszug selbst ein.

Dubletten

Exakte Dubletten kommen kein zweites Mal.

Mögliche Dubletten markiert Portora und bucht sie trotzdem, solange du sie nicht abwählst. Wie viele Tage Abstand noch als Dublette zählen, stellst du selbst ein.

Einzelne Zeilen

Was falsch gelesen ist, korrigierst du vor dem Buchen.

Datum, Betrag, Zahlungspartner, Verwendungszweck, Referenz und Kategorie änderst du direkt in der Zeile.

Portoras Prüfungen in der Importprüfung mit einer erkannten Überschneidung zum Vormonat, einer stimmigen Saldo-Prüfung und einem übereinstimmenden Endsaldo.

Was passiert, wenn sich zwei Importe überschneiden?
Überschneidet sich die neue Datei mit dem letzten Import, lässt Portora weg, was schon gebucht ist. Mögliche Doppelungen siehst du, bevor etwas ins Konto kommt.
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Import und Planung

Eine vorausgebuchte Miete steht nach dem Import nicht doppelt da.

Wer Miete oder Gehalt in der Planung als Serie hinterlegt, hat die Buchung schon, bevor der Kontoauszug kommt.

Findet der Import eine Zeile, die sicher zu einer Buchung aus einer Serie passt, bucht Portora sie kein zweites Mal. Die vorausgebuchte Buchung übernimmt stattdessen die Werte der Bank.

Der Abschluss des Imports listet jeden dieser Abgleiche mit den Gründen, etwa gleicher Betrag, Fälligkeitstag und gleicher Zahlungspartner. Jeden einzelnen machst du mit „Rückgängig“ wieder auf, dann steht die Zeile der Bank als eigene Buchung da.

Zusammengeführt wird nur, was sicher passt. Alles andere kommt als normale Buchung dazu, auch wenn es einer Serie ähnlich sieht.

Mehr zur Planung mit Serien

Der nächste Monat

Beim zweiten Kontoauszug stellst du nicht alles neu ein.

Portora merkt sich auf Wunsch, wie deine Datei aufgebaut ist und wohin sie gehört. Freigeben musst du trotzdem jedes Mal selbst.

Vorlage

Die Zuordnung der Spalten, einmal gespeichert.

Eine Vorlage merkt sich, welche Spalte deiner Datei welches Feld füllt. Du sicherst sie im Schritt „Gelesen“ unter „Etwas stimmt nicht“ und wendest sie beim nächsten Import in Schritt 2 wieder an.

Routine

Zielkonto und Leseoptionen gleich dazu.

Eine Routine legt nach einem erfolgreichen Import Konto und Einstellungen dazu. Passt die nächste Datei genau zu einer Routine, springt der Assistent direkt zur Importprüfung.

Erinnerung

Ein Hinweis, wenn der nächste Auszug fällig ist.

Auf Wunsch erinnert dich eine Routine wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. Die Erinnerung holt keine Datei, den Download im Online-Banking machst du weiter selbst.

Überblick

Alle Importe in einer Liste.

Jede Datei steht mit ihrem Stand in der Liste. Einen angefangenen Import setzt du dort fort oder verwirfst ihn, einen fertigen nimmst du bei Bedarf zurück.

Wie geht der Import beim nächsten Monat schneller?
Nach einem Import sicherst du ihn als Routine. Beim nächsten Auszug springt Portora gleich zum Zuordnen, und eine Erinnerung meldet, wann die nächste Datei fällig ist.
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Ehrlich gesagt

Was der Import nicht macht.

Damit du vorher weißt, woran du bist.

Keine Bankanbindung.Portora verbindet sich nicht mit deiner Bank und ruft nichts von selbst ab. Jeder Import beginnt mit einer Datei, die du hochlädst.
Nicht jedes Dateiformat.PDF-Kontoauszüge, Bilder, alte .xls-Dateien, MT940, OFX und QIF liest Portora nicht.
Kein Import mit einem Klick.Hochladen und Freigeben bleiben deine Schritte, auch mit einer Routine.
Dateien bleiben, bis du sie löschst.Portora löscht hochgeladene Kontoauszüge nicht von selbst. Du löschst sie unter „Daten & Dokumente“ im Reiter „Importe“.
Zurücknehmen hat Grenzen. Eine Rücknahme storniert die Buchungen des Imports. Was du seitdem bearbeitet hast, bleibt stehen, und die Rücknahme selbst lässt sich nicht rückgängig machen. Hat der Import die Eröffnung des Kontos gesetzt, also Datum oder Eröffnungssaldo, setzt die Rücknahme sie mit zurück, außer du hast sie seitdem geändert oder es liegen Buchungen davor.

Typische Fragen

Diese Fragen kommen vor dem ersten Import.

Meist geht es darum, was Portora von deinem Konto sieht, welche Datei du brauchst und was bei einer Überschneidung passiert.

Braucht Portora Zugriff auf mein Bankkonto?

Nein. Portora hat keine Bankanbindung und ruft nichts bei deiner Bank ab. Du lädst den Kontoauszug im Online-Banking selbst herunter und gibst die Datei Portora.

Welche Dateien kann ich importieren?

CSV, XLSX und CAMT (XML), mit einem Konto je Datei. PDF, Bilder, alte .xls-Dateien, MT940, OFX und QIF liest Portora nicht.

Was passiert, wenn sich zwei Kontoauszüge überschneiden?

Die Importprüfung zeigt dir die Überschneidung. Exakte Dubletten übernimmt Portora kein zweites Mal. Mögliche Dubletten werden markiert und trotzdem gebucht, solange du sie nicht abwählst.

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Ja, ein abgeschlossener Import lässt sich zurücknehmen. Portora storniert dann seine Buchungen. Was du seit dem Import bearbeitet hast, bleibt stehen, und die Rücknahme selbst ist endgültig. Hat der Import die Eröffnung des Kontos gesetzt, also Datum oder Eröffnungssaldo, setzt die Rücknahme sie mit zurück, außer du hast sie seitdem geändert oder es liegen Buchungen davor.

Stimmt mein Kontostand nach dem ersten Import?

Legst du beim Import ein neues Konto an, beginnt es zunächst bei null. Beginnt deine Datei mit einem Anfangssaldo, bietet Portora an, ihn als Eröffnungssaldo zu übernehmen, damit der Kontostand nach dem Import zu deinem Auszug passt. Du bestätigst das selbst oder lässt das Konto bei null beginnen. Portora gleicht dabei nichts mit deiner Bank ab, und bei einem Konto, das du schon hast, bleibt der Eröffnungssaldo, wie er ist.

Bekommen importierte Buchungen gleich eine Kategorie?

Im Schritt Zuordnen schlägt Portora Zahlungspartner und Kategorien vor, aus deinem Bestand, aus dem Portora-Katalog oder aus deinen Regeln. Was offen bleibt, wird ohne Zuordnung importiert, und du ordnest es später zu.

Nach dem ersten Import

Was nach dem Import auffällt, und wo du es löst.

Drei Dinge sehen nach dem ersten Kontoauszug fast immer schief aus. Für jedes gibt es einen eigenen Bereich.

Überträge

Wenn deine Umbuchung aufs Tagesgeld als Ausgabe zählt

Wer zwei Konten importiert, sieht jede Umbuchung zweimal. Portora schlägt vor, welche Buchungen zusammengehören.

Mehr zu Überträgen

Zahlungspartner

Wenn derselbe Laden dreimal anders heißt

Im Kontoauszug steht derselbe Zahlungspartner in jeder Buchung etwas anders. Portora erkennt, wer dahintersteht, und schlägt die Zuordnung vor.

Mehr zu Zahlungspartnern

Regeln

Wenn viele Buchungen noch keine Kategorie haben

Eine Regel ordnet Buchungen nach deinen Bedingungen zu, auf Wunsch auch die, die schon da sind.

Mehr zu Regeln

Registrierung

Leg dein erstes Konto an und lade deinen ersten Kontoauszug hoch.

Die Registrierung führt dich durch dein erstes Konto. Danach importierst du deine Umsätze als Datei aus dem Online-Banking und siehst sie im Cockpit.

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