Haushaltsbuch-Apps im Vergleich: vier Arten und für wen welche passt

Einordnung

01Vier Arten von Apps statt vierzig Anbieter

Eine Haushaltsbuch-App erfasst Einnahmen und Ausgaben, ordnet sie Kategorien zu und zeigt, wie sich Monate unterscheiden. Das können fast alle. Worin sie sich wirklich unterscheiden, ist die Frage, woher die Buchungen kommen. Tippst du sie ein, lädst du eine Datei hoch, holt die App sie selbst von der Bank, oder bleiben sie in der Banking-App, in der sie ohnehin schon stehen?

Dieser Vergleich sortiert deshalb nach Arten und nicht nach Anbietern. Namen und Preise ändern sich schnell, die vier Wege bleiben. Wer noch unsicher ist, ob es überhaupt eine App sein soll, findet die Abwägung gegen die Tabelle im Artikel Finanz-App oder Tabelle. Wie die Tabelle selbst aussehen kann, zeigt die Haushaltsbuch-Vorlage.

Eine Offenlegung gehört an den Anfang. Portora ist selbst ein Haushaltsbuch-Werkzeug und gehört zur dritten Art, den Apps mit Datei-Import. Die Arten stehen deshalb ohne Rangfolge nebeneinander, und für jede Art ist beschrieben, für wen sie besser passt als die anderen.

Überblick

02Die vier Arten auf einen Blick

Die Tabelle fasst zusammen, was die folgenden Abschnitte begründen. Die Angaben beschreiben die Art, nicht jede einzelne App. Einzelne Anbieter weichen ab, und genau diese Abweichungen lohnen einen Blick in die Beschreibung, bevor du dich anmeldest.

Art 1

03Die Auswertung in der App deiner Bank

Viele Banken ordnen die Umsätze in ihrer App inzwischen selbst Kategorien zu und zeigen, wie viel im Monat für Wohnen, Lebensmittel oder Mobilität abgeflossen ist. Das kostet nichts extra, verlangt keine Einrichtung, und kein weiteres Unternehmen bekommt deine Kontodaten zu sehen.

Die Grenzen liegen genau dort, wo ein Haushaltsbuch anfängt, nützlich zu werden. Konten bei anderen Banken fehlen, die Kreditkarte eines anderen Instituts ebenfalls. Die Kategorien gibt die Bank vor, und ob du sie ändern oder eigene anlegen kannst, ist von Bank zu Bank verschieden. Manche Banken binden auch Konten anderer Institute ein, dann gilt für diese Konten dasselbe wie bei der zweiten Art.

Diese Art passt, wenn Gehalt, Miete, Karte und Daueraufträge über ein einziges Konto laufen. Sobald ein Tagesgeld bei einer anderen Bank oder ein Gemeinschaftskonto dazukommt, zeigt sie nur noch einen Ausschnitt, und der Ausschnitt sieht aus wie das Ganze.

Art 2

04Apps mit Kontoabruf bei mehreren Banken

Diese Apps holen die Buchungen selbst von deinen Banken, und zwar von allen, die du freigibst. Seit der EU-Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 geschieht das in der Regel über eine Schnittstelle, die Banken dafür bereitstellen müssen. Wer diesen Dienst anbietet, erbringt einen Kontoinformationsdienst und muss nach § 34 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz bei der BaFin registriert sein. Ob das zutrifft, prüfst du in der Unternehmensdatenbank der BaFin. Viele Apps nutzen dafür einen technischen Dienstleister, dann steht dessen Name dort und nicht der Name der App.

Der Aufwand ist gering, aber nicht null. Die Freigabe muss in Abständen neu bestätigt werden, nach den europäischen Vorgaben spätestens alle 180 Tage. Wer das verpasst, bekommt bis zur neuen Freigabe keine neuen Buchungen, und das fällt oft erst beim Monatsvergleich auf. Und die App ordnet die Buchungen selbst Kategorien zu, was bei vielen Buchungen Zeit spart und bei gemischten Einkäufen danebenliegt.

Neben der Schnittstelle gibt es einen zweiten technischen Weg. Manche Programme für den Computer rufen die Konten über das Online-Banking-Verfahren FinTS direkt von deinem Gerät aus ab. Dann liegen die Daten nur auf deinem Rechner und bei keinem Anbieter, die Zugangsdaten verwaltet dafür das Programm auf deinem Gerät. Welche Variante eine App nutzt, steht in ihrer Datenschutzerklärung.

Diese Art passt, wenn du Konten bei mehreren Banken führst, als grobe Schwelle mehr als 60 Buchungen im Monat hast und bereit bist, einem weiteren Unternehmen Lesezugriff auf deine Umsätze zu geben. Überweisungen auslösen kann ein reiner Kontoinformationsdienst nicht.

Art 3

05Apps mit Datei-Import

Hier greift niemand auf dein Konto zu. Du lädst im Online-Banking den Kontoauszug als Datei herunter und in der App wieder hoch. Die meisten Banken bieten dafür eine CSV-Datei an, viele auch das Format CAMT, einen internationalen Standard für Kontoauszüge nach ISO 20022, bei dem die Felder fest definiert sind.

Der Unterschied zwischen den Formaten ist praktisch spürbar. Eine CSV-Datei sieht bei jeder Bank anders aus, Spaltennamen, Datumsformat und Vorzeichen wechseln. Die App muss deshalb beim ersten Import wissen, welche Spalte der Betrag ist, und gute Apps merken sich diese Zuordnung für den nächsten Monat. CAMT erspart diesen Schritt. Heikel sind Zeiträume, die sich überschneiden, denn dann stehen Buchungen doppelt drin, wenn die App sie nicht erkennt oder du sie nicht abwählst.

Der Aufwand liegt bei einigen Minuten je Kontoauszug, also einmal im Monat je Konto. Dafür siehst du jede Datei, bevor sie in der App landet, und entscheidest selbst, welche Konten der Anbieter überhaupt zu sehen bekommt.

Diese Art passt, wenn du mehrere Banken zusammenführen willst, einem Dienst aber keinen dauerhaften Zugriff auf deine Konten geben möchtest, und wenn ein fester Termin im Monat für dich realistischer ist als tägliches Eintippen.

Art 4

06Apps mit Handeingabe

Die älteste Art ist das digitale Pendant zum Notizbuch. Jede Ausgabe tippst du selbst ein, meist direkt nach dem Bezahlen. Eine Verbindung zur Bank gibt es nicht, und Bargeld ist deshalb kein Sonderfall, sondern der Normalfall.

Der Aufwand ist täglich spürbar, im Praxisbeispiel weiter unten sind es etwa drei Minuten am Tag. Das hat eine Seite, die man nicht unterschätzen sollte. Wer jede Ausgabe selbst einträgt, nimmt sie bewusster wahr als jemand, der am Monatsende eine fertige Auswertung liest. Die Kehrseite ist die Lücke, sobald ein paar Tage fehlen, denn anders als bei den anderen Arten gibt es keinen Kontoauszug, der sie schließt.

Beim Datenweg lohnt ein zweiter Blick. Manche dieser Apps speichern nur auf dem Handy, andere synchronisieren über ein Konto beim Anbieter. Im zweiten Fall liegen die eingetippten Beträge ebenfalls auf fremden Servern, nur eben die, die du selbst eingegeben hast.

Diese Art passt, wenn du wenige Buchungen hast, viel bar bezahlst oder bewusst keinem Anbieter Kontodaten geben willst. Wie man die ersten Wochen mit der Handeingabe übersteht, beschreibt der Artikel Haushaltsbuch führen.

Praxisbeispiel

07Anna testet zwei Arten parallel

Anna, 29, arbeitet als Produktmanagerin und bekommt 2.800 Euro netto. Sie hat ein Girokonto, eine Kreditkarte und ein Tagesgeldkonto bei zwei verschiedenen Banken. Zwei Wochen lang testet sie parallel eine App mit Kontoabruf und eine App mit Handeingabe.

Die App mit Kontoabruf holt in den zwei Wochen 78 Buchungen, davon ordnet sie 14 falsch ein. Ein Restaurantbesuch über 45 Euro landet unter Lebensmitteln, ein Onlinekauf über 120 Euro, eigentlich ein Geburtstagsgeschenk, unter Haushalt. Die Auswertung zeigt deshalb 520 Euro für Lebensmittel, richtig wären 475 Euro. Zeit hat Anna fast keine investiert, aber sie hätte jede der 14 Buchungen von Hand korrigieren müssen, um eine richtige Zahl zu bekommen.

In der App mit Handeingabe stehen am Ende ebenfalls 78 Buchungen, Anna hat dafür etwa drei Minuten am Tag gebraucht. Alle Kategorien stimmen, der Lebensmittelbereich zeigt 475 Euro. An zwei Tagen hatte sie keine Lust und hat abends aus dem Gedächtnis nachgetragen.

Anna entscheidet sich für die Handeingabe, weil ihr stimmende Zahlen wichtiger sind als die gesparte Zeit. Mit 150 Buchungen im Monat hätte die Rechnung anders ausgesehen. Dann wäre der Kontoabruf mit einer monatlichen Korrekturrunde tragbarer gewesen, oder der Datei-Import, bei dem die Kategorien einmal im Monat in einem Durchgang geprüft werden.

Häufige Fehler

08Was beim Vergleich von Haushaltsbuch-Apps schiefgeht

Der häufigste Fehler ist, Funktionslisten zu vergleichen, bevor die Art feststeht. Sparziele, Diagramme und Budgets bieten fast alle Apps. Ob eine App aber zu dir passt, entscheidet sich an der Frage, wie die Buchungen hineinkommen, und die beantwortet keine Funktionsliste.

Der zweite Fehler ist, einer App mit Kontoabruf die Zugangsdaten zu geben, ohne die Registrierung zu prüfen. Die Suche in der BaFin-Datenbank dauert zwei Minuten. Findest du weder die App noch einen genannten Dienstleister, ist das ein Grund, die Anmeldung abzubrechen. Allgemeine Hinweise zur Sicherheit im Online-Banking gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Der dritte Fehler zeigt sich erst beim Wechsel. Wer eine App ein Jahr lang nutzt und dann feststellt, dass sich die Buchungen nicht exportieren lassen, verliert seine Historie. Ein Export als CSV oder als Tabellendatei sollte deshalb vor der ersten Buchung geprüft sein, nicht danach.

Der vierte Fehler betrifft die Kosten. Ein Abo über wenige Euro im Monat wirkt klein, ist aber selbst ein laufender Posten, der jedes Jahr auf den Prüfstand gehört. Der Artikel zum Prüfen von Abos und Verträgen beschreibt, wie das geht. Rechne vor dem Abschluss den Jahrespreis aus und vergleiche ihn mit der Frage, welche Art du auch kostenlos haben könntest.

Entscheidungshilfe

09Welche Art zu dir passt

Die folgenden Fragen führen in der Reihenfolge, in der sie die Auswahl am stärksten einschränken, zu einer Art. Erst danach lohnt der Vergleich einzelner Apps innerhalb dieser Art, und dort helfen unabhängige Tests wie die der Stiftung Warentest.

Eine Grenze gilt für jede Wahl. Keine der vier Arten nimmt dir den Blick auf den Monat ab. Wie ein Monatsabschluss aussieht, der am Ende mit dem Kontostand aufgeht, zeigt die Haushaltsbuch-Vorlage. Ob sich der Schritt ins Digitale überhaupt lohnt, klärt der Artikel zum digitalen Haushaltsbuch.

Fünf Fragen, in dieser Reihenfolge:

• Laufen alle Zahlungen über ein Konto bei einer Bank? Dann reicht meist die Auswertung in der Bank-App.
• Willst du einem weiteren Unternehmen dauerhaften Lesezugriff auf deine Konten geben? Wenn nein, bleiben Datei-Import und Handeingabe.
• Bezahlst du einen spürbaren Teil deiner Ausgaben bar? Dann spricht viel für die Handeingabe oder für eine App, in der du Bargeld zusätzlich eintragen kannst.
• Hast du mehr als etwa 60 Buchungen im Monat? Dann wird die Handeingabe zur Last, und Kontoabruf oder Datei-Import tragen besser.
• Lassen sich die Buchungen als Datei exportieren? Wenn nicht, ist die App unabhängig von ihrer Art die schlechtere Wahl.