Wann du neben dem Gehalt eine Einnahmenüberschussrechnung brauchst

Einordnung

01Was eine Einnahmenüberschussrechnung ist und wer sie braucht

Ein Haushaltsbuch sammelt alles, was über deine Konten läuft, die Miete genauso wie den Wocheneinkauf, und es ist nur für dich. Wie so eine Liste aussieht, zeigt die Haushaltsbuch-Vorlage. Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, ist für das Finanzamt und sammelt nur einen Ausschnitt, nämlich das Geld, das eine selbstständige Tätigkeit einbringt, und das Geld, das du für diese Tätigkeit ausgibst. Am Ende steht eine einzige Zahl, der Gewinn.

Erlaubt ist diese einfache Rechnung allen, die nicht verpflichtet sind, Bücher zu führen und Bilanzen aufzustellen (§ 4 Absatz 3 EStG). Für eine Nebentätigkeit trifft das praktisch immer zu. Freiberufler müssen nach der Abgabenordnung nie bilanzieren. Wer als Einzelunternehmer ein Gewerbe betreibt, muss es erst ab mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr, und auch dann erst, nachdem das Finanzamt ihn darauf hingewiesen hat (§ 141 AO).

Eine EÜR entsteht aber nicht schon dadurch, dass neben dem Gehalt Geld hereinkommt. Sie gehört zu zwei Einkunftsarten, dem Gewerbebetrieb und der selbstständigen Arbeit, die Land- und Forstwirtschaft lassen wir hier weg. Bei diesen beiden rechnet das Steuerrecht mit dem Gewinn, bei allen anderen Einkunftsarten mit dem Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten (§ 2 Absatz 2 EStG). Ein Minijob, ein zweiter Arbeitsvertrag oder der Verkauf deines alten Sofas brauchen deshalb keine EÜR, auch wenn dabei Geld fließt.

Abgrenzung

02Welche Nebeneinnahme wohin gehört

Die meisten Fragen zur EÜR lösen sich, sobald klar ist, in welche Schublade eine Nebeneinnahme gehört. Die Tabelle ordnet die häufigen Fälle, die Absätze darunter erklären die Grenzen, an denen es kippt.

Beim Minijob liegt die Verdienstgrenze seit dem 1. Januar 2026 bei 603 Euro im Monat, sie steigt mit dem Mindestlohn. Zahlt der Arbeitgeber die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent, ist die Steuer damit erledigt, und der Lohn bleibt bei deiner Einkommensteuer außer Ansatz (§ 40a und § 40 Absatz 3 EStG). Ein zweiter Job mit normalem Lohnsteuerabzug läuft über die Steuerklasse VI, und dann ist die Steuererklärung Pflicht, ganz ohne Grenze. Beides ist Arbeitslohn, eine EÜR gibt es dafür nicht.

Bei einer selbstständigen Nebentätigkeit entscheidet eine zweite Frage, ob sie freiberuflich oder gewerblich ist. Freiberuflich sind die Tätigkeiten, die § 18 EStG aufzählt, darunter wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische und unterrichtende Arbeit sowie Berufe wie Übersetzer, Journalist, Ingenieur oder Architekt. Fast alles andere, was du selbstständig, auf Dauer, für Kunden am Markt und mit der Absicht betreibst, Gewinn zu machen, ist ein Gewerbe (§ 15 Absatz 2 EStG). Die Vermietung einer Wohnung gehört zum Beispiel nicht dazu, sie hat eine eigene Einkunftsart.

Ein Gewerbe meldest du zu Beginn beim Gewerbeamt deiner Gemeinde an (§ 14 GewO), eine freiberufliche Tätigkeit direkt beim Finanzamt. In beiden Fällen schickst du innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER, danach bekommst du eine Steuernummer (§ 138 AO). Gewerbesteuer fällt für Einzelunternehmer erst an, wenn der Gewerbeertrag, im einfachen Fall der Gewinn, über dem Freibetrag von 24.500 Euro im Jahr liegt (§ 11 GewStG). Ein Nebengewerbe mit ein paar tausend Euro Gewinn liegt weit darunter.

Beim Verkauf auf Onlineplattformen werden zwei Dinge gern verwechselt. Eine Plattform meldet dem Bundeszentralamt für Steuern jeden Verkäufer, der dort im Jahr 30 oder mehr Verkäufe macht oder 2.000 Euro oder mehr einnimmt. Ob Steuer anfällt, entscheidet diese Mitteilung nicht, das regelt allein das Einkommensteuergesetz. Wer seine alten Möbel verkauft, bleibt steuerfrei. Wer gezielt einkauft, um weiterzuverkaufen, oder laufend Selbstgemachtes anbietet, erfüllt schnell die Merkmale eines Gewerbes, und dann gehört der Gewinn in eine EÜR.

Die Grenze

03410 Euro Gewinn, und was zwischen 410 und 820 Euro passiert

Als Arbeitnehmer musst du nur in bestimmten Fällen eine Steuererklärung abgeben, die meisten davon stehen in § 46 EStG. Für Nebeneinkünfte zählt dort die Grenze von 410 Euro. Liegen die Einkünfte, von denen keine Lohnsteuer abgezogen wurde, zusammen darüber, ist die Erklärung Pflicht. Einkünfte bedeutet bei einer selbstständigen Tätigkeit Gewinn. Wer im Jahr 3.000 Euro einnimmt und 2.700 Euro für Material und Software ausgibt, hat 300 Euro Einkünfte und bleibt unter der Grenze.

Dass knapp darüber nicht sofort alles versteuert wird, regelt der Härteausgleich. Bis 410 Euro werden diese Einkünfte vom Einkommen wieder abgezogen und bleiben steuerfrei, auch wenn du aus einem anderen Grund eine Erklärung abgibst (§ 46 Absatz 3 EStG). Zwischen 410 und 820 Euro wird der Abzug schrittweise kleiner, er beträgt 820 Euro minus deine Einkünfte (§ 70 EStDV). Ab 820 Euro ist der ganze Gewinn steuerpflichtig. Das Gesetz will so einen stufenweisen Übergang, damit ein Euro mehr Gewinn nicht plötzlich 411 Euro steuerpflichtig macht.

Drei Dinge verschieben die Rechnung. Die Grenze gilt für alle Nebeneinkünfte zusammen, also etwa für den Gewinn aus der Nebentätigkeit plus Einkünfte aus einer Vermietung, und ein Verlust an einer Stelle wird mit einem Gewinn an der anderen verrechnet. Bei Ehepaaren, die zusammen veranlagt werden, zählen die Nebeneinkünfte beider zusammen. Nicht mitgezählt werden Zinsen und Dividenden, von denen die Bank schon Abgeltungsteuer einbehalten hat, und steuerfreie Einnahmen wie die Übungsleiterpauschale.

Liegst du unter 410 Euro und hast keinen anderen Grund für eine Erklärung, musst du nichts abgeben. Gibst du trotzdem eine ab, etwa weil du Werbungskosten aus dem Hauptjob zurückholen willst, gehört der Nebengewinn samt Gewinnermittlung hinein und bleibt über den Härteausgleich steuerfrei. Die übrigen Pflichtgründe gelten daneben weiter, etwa der zweite Job mit Steuerklasse VI oder mehr als 410 Euro Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld.

Die Rechnung

04Wie die Einnahmenüberschussrechnung zählt

Die EÜR zählt Geld, das geflossen ist. Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem sie auf deinem Konto eingeht, eine Ausgabe in das Jahr, in dem du sie bezahlst (§ 11 EStG). Das Rechnungsdatum spielt keine Rolle. Schreibst du eine Rechnung am 15. Dezember und dein Kunde zahlt am 8. Januar, ist das eine Einnahme des neuen Jahres. Für die Praxis ist das bequem, denn der Kontoauszug zeigt fast alles, was du brauchst.

Zwei Ausnahmen solltest du kennen. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, gehören zu dem Jahr, für das sie gezahlt werden, die Anlage EÜR spricht dabei von einem Zeitraum von zehn Tagen. Und Anschaffungen, die dir länger als ein Jahr dienen, setzt du nur bis 800 Euro im Jahr der Zahlung voll ab (§ 6 Absatz 2 EStG). Gezählt wird ohne die Umsatzsteuer, die du vom Finanzamt zurückholst, als Kleinunternehmer also der volle Preis. Eine Kamera für 1.500 Euro, mit der du nebenbei Hochzeiten fotografierst, verteilst du als Abschreibung über ihre Nutzungsdauer (§ 4 Absatz 3 Satz 3 EStG).

In die EÜR kommen nur Ausgaben, die durch die Tätigkeit veranlasst sind (§ 4 Absatz 4 EStG). Nutzt du Handy oder Internet auch privat, zählt nur der berufliche Anteil. Überweist du Geld vom Konto der Nebentätigkeit auf dein Gehaltskonto, ist das keine Ausgabe, du nimmst dir nur deinen Gewinn.

Die Umsatzsteuer ist ein eigenes Thema mit eigener Grenze, und diese Grenze misst nicht den Gewinn, sondern den Umsatz. Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt (§ 19 UStG). Im ersten Jahr der Tätigkeit gilt die Grenze von 25.000 Euro schon für das laufende Jahr. Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer, aber mit deiner Steuernummer und dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV), und musst in der Regel keine Umsatzsteuererklärung abgeben. Wer darüber liegt oder freiwillig verzichtet, stellt Umsatzsteuer in Rechnung, führt sie ans Finanzamt ab und verbucht in der EÜR die eingenommene Umsatzsteuer als Einnahme und die Zahlung ans Finanzamt als Ausgabe.

Beim Finanzamt landet die EÜR als Anlage EÜR, elektronisch über ELSTER, Papier ist nur in Härtefällen erlaubt, wie die Anleitung des Bundesfinanzministeriums zur Anlage EÜR festhält. Für jeden Betrieb gibt es eine eigene Anlage EÜR. Den Gewinn trägst du zusätzlich in die Anlage S ein, wenn die Tätigkeit freiberuflich ist, oder in die Anlage G bei einem Gewerbe.

Praxisbeispiel

05Noras Übersetzungsjahr 2026 als Einnahmenüberschussrechnung

Nora, 34, arbeitet angestellt als technische Redakteurin. Seit Herbst 2025 übersetzt sie nebenbei Bedienungsanleitungen aus dem Englischen, für zwei Maschinenbauer aus der Region. Übersetzer ist ein freier Beruf nach § 18 EStG, sie brauchte also keine Gewerbeanmeldung und hat die Tätigkeit im Oktober 2025 über den Fragebogen beim Finanzamt gemeldet. Weil sie 2025 nur rund 1.200 Euro eingenommen hat, ist sie 2026 Kleinunternehmerin und schreibt ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Alle Aufträge laufen über ein zweites Girokonto, das sie nur dafür nutzt.

Die Tabelle zeigt ihre EÜR für 2026. Zwei Zeilen lohnen einen zweiten Blick. Die Rechnung vom Dezember 2025 über 350 Euro gehört ins Jahr 2026, weil das Geld erst am 9. Januar 2026 kam. Die Rechnung vom 15. Dezember 2026 über 480 Euro fehlt dagegen, sie wird eine Einnahme des Jahres 2027, weil der Kunde erst am 8. Januar 2027 zahlt.

Auf der Ausgabenseite stehen nur Dinge, die sie ohne die Übersetzungen nicht hätte. Ihr Handy, das sie auch privat nutzt, lässt sie der Einfachheit halber ganz weg. Die Kontoführung setzt sie an, weil sie das zweite Konto ausschließlich für die Aufträge führt. Unterm Strich bleiben 4.822 Euro Gewinn.

Was daraus folgt

06Welche Grenze bei Nora greift und was der Gewinn kostet

Mit 4.822 Euro liegt Noras Gewinn weit über 410 Euro. Sie muss für 2026 eine Steuererklärung abgeben, und zwar bis zum 31. Juli 2027, sieben Monate nach Jahresende (§ 149 AO). Mit einem Steuerberater hätte sie länger Zeit. Weil der Gewinn auch über 820 Euro liegt, ist er in voller Höhe steuerpflichtig.

Was der Gewinn kostet, hängt an Noras übrigem Einkommen, denn er wird obendrauf gerechnet. Nehmen wir an, ihr zu versteuerndes Einkommen aus dem Gehalt liegt bei 42.000 Euro. Nach dem Tarif für 2026 steigt ihre Einkommensteuer durch die 4.822 Euro dann um rund 1.600 Euro, das sind 33 Prozent des Gewinns. Jeder zusätzliche Euro wird mit dem Satz belastet, der am oberen Ende ihres Einkommens gilt, dem Grenzsteuersatz. Kirchensteuer kommt hinzu, falls sie Mitglied ist, einen Solidaritätszuschlag zahlt sie bei dieser Steuerhöhe nicht.

Weil vom Nebenverdienst niemand etwas einbehalten hat, kommt dieser Betrag mit dem Steuerbescheid als Nachzahlung, soweit ihn keine Erstattung aus dem Gehalt ausgleicht. Außerdem kann das Finanzamt ab dann vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen, sobald sie mindestens 400 Euro im Jahr und 100 Euro je Termin ausmachen (§ 37 EStG). Fällig sind sie jeweils am 10. März, Juni, September und Dezember. Mit dem ersten Bescheid zahlt Nora also unter Umständen zweimal, die Nachzahlung für 2026 und die ersten Vorauszahlungen für das laufende Jahr.

Übers Jahr festhalten

07Was du laufend notierst, damit die EÜR am Ende aus Summen besteht

Die Anlage EÜR ist am Ende eine Liste von Summen. Mühsam wird sie nur, wenn die Zahlen dahinter im Frühjahr erst zusammengesucht werden. Für eine Nebentätigkeit reichen fünf Gewohnheiten, und keine davon braucht ein Buchhaltungsprogramm.

Ein eigenes Konto ist keine Pflicht, spart aber die meiste Arbeit, weil private Buchungen gar nicht erst in die Liste rutschen. Wie man Konten nach Aufgaben trennt, zeigt das Mehrkontenmodell. Die Belege der Nebentätigkeit sind Unterlagen eines Unternehmers, für sie gelten nicht die kurzen Fristen für Privatleute. Rechnungen, die du schreibst, und Rechnungen, die du für die Tätigkeit bekommst, bewahrst du acht Jahre auf, auch als Kleinunternehmer (§ 14b UStG). Wie lange deine privaten Unterlagen daneben bleiben, steht im Beitrag zum Ordnen deiner Finanzunterlagen.

Fünf Dinge hältst du laufend fest:

• Ein eigenes Konto nur für die Nebentätigkeit. Dann ist der Kontoauszug schon die halbe EÜR.
• Fortlaufend nummerierte Rechnungen, und zu jeder Rechnung der Tag, an dem das Geld eingegangen ist. Für die EÜR zählt dieser Tag.
• Zu jeder Ausgabe ein Beleg, abgelegt nach Monat. Bei Dingen, die du auch privat nutzt, eine kurze Notiz, wie du den beruflichen Anteil geschätzt hast.
• Anschaffungen über 250 Euro in einer eigenen Liste mit Kaufdatum und Preis. Für sofort abgesetzte Anschaffungen zwischen 250 und 800 Euro verlangt das Gesetz dieses Verzeichnis, für teurere brauchst du die Daten ohnehin für die Abschreibung.
• Einmal im Monat die Summe der Einnahmen seit Jahresbeginn. So siehst du früh, ob du dich der Grenze für Kleinunternehmer näherst.

Häufige Fehler

08Fünf Fehler, die bei Nebeneinkünften Geld oder Ärger kosten

Die meisten Fehler entstehen nicht beim Ausfüllen der Anlage, sondern weil eine Grenze an der falschen Zahl gemessen wird oder weil die Steuer im Folgejahr niemand eingeplant hat.

Die fünf Fehler im Einzelnen:

• Die 410 Euro an den Einnahmen messen. Die Grenze zählt den Gewinn aller Nebeneinkünfte. Wer 2.000 Euro einnimmt und 1.700 Euro ausgibt, muss wegen der Nebentätigkeit keine Erklärung abgeben.
• Die Kleinunternehmergrenze am Gewinn messen. Sie zählt den Umsatz. Wer 30.000 Euro einnimmt und nur 8.000 Euro Gewinn macht, ist im Folgejahr trotzdem umsatzsteuerpflichtig.
• Nach dem Rechnungsdatum zählen. Eine Dezember-Rechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Wer sie ins alte bucht, reißt eine Grenze womöglich im falschen Jahr.
• Keine Rücklage bilden. Auf den Nebengewinn behält niemand Steuer ein. Bei Nora sind es rund 1.600 Euro, die mit dem Bescheid auf einmal fällig werden, dazu womöglich Vorauszahlungen. Bei ihr reicht es, gut ein Viertel jedes Zahlungseingangs beiseitezulegen, denn die 1.600 Euro sind 27 Prozent ihrer Einnahmen.
• Die Plattform-Mitteilung für einen Steuerbescheid halten oder umgekehrt jeden Verkauf für privat. Die Mitteilung ab 30 Verkäufen oder 2.000 Euro entscheidet nichts. Wer regelmäßig einkauft, um weiterzuverkaufen, betreibt in der Regel ein Gewerbe, auch wenn er es nie angemeldet hat.

Entscheidungshilfe

09In fünf Fragen zu deiner Anlage

Beantworte die Fragen einmal beim Start der Tätigkeit und danach jedes Jahr, bevor du die Erklärung machst. Ändert sich an der Tätigkeit etwas, etwa weil ein Onlineshop dazukommt, beginnt die Prüfung von vorn.

Portora leistet hier keine Steuerberatung, und der Text ersetzt nicht die Anleitung zum ELSTER-Formular. Sobald Umsatzsteuer anfällt, Gewerbesteuer in Reichweite kommt oder du mehrere Tätigkeiten nebeneinander hast, lohnt ein Steuerberater. Ein Lohnsteuerhilfeverein darf dich bei Einkünften aus Gewerbe oder selbstständiger Arbeit nicht beraten, es sei denn, die Einnahmen sind etwa als Übungsleiter vollständig steuerfrei (§ 4 StBerG). Beim Minijob, beim zweiten Job und bei privaten Verkäufen darf er helfen.

Offen lässt dieser Text die Sozialversicherung. Wer selbstständig unterrichtet, also auch Nachhilfe gibt oder als Trainer arbeitet, ist nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung auch im Nebenberuf rentenversicherungspflichtig, sobald er mehr als 603 Euro im Monat verdient und niemanden versicherungspflichtig beschäftigt.

Finde deine Anlage:

• Zieht jemand Steuer ab, bevor das Geld bei dir ankommt? Beim Minijob mit Pauschsteuer bist du fertig, beim zweiten Job mit Steuerklasse VI gehört der Lohn in die Anlage N. Eine EÜR brauchst du in beiden Fällen nicht.
• Arbeitest du auf eigene Rechnung für Kunden? Steht dein Beruf in § 18 EStG oder ist die Arbeit wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch oder unterrichtend, trägst du den Gewinn in die Anlage S ein. Sonst ist es ein Gewerbe mit Anmeldung und Anlage G. In beiden Fällen ermittelst du den Gewinn mit der Anlage EÜR.
• Liegen alle Nebeneinkünfte zusammen über 410 Euro? Dann ist die Steuererklärung Pflicht. Darunter darfst du freiwillig abgeben, und der Nebengewinn bleibt steuerfrei.
• Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und bleibt er in diesem Jahr bei höchstens 100.000 Euro? Dann bist du Kleinunternehmer und schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer, solange du nicht darauf verzichtet hast.
• Hast du nur Privates verkauft? Alltagsgegenstände bleiben steuerfrei. Andere Dinge, die du binnen eines Jahres nach dem Kauf wieder verkaufst, werden erst ab 1.000 Euro Gewinn im Jahr steuerpflichtig und gehören dann in die Anlage SO.